|
ASPECTE PRACTICE PRIVIND AUDITUL SISTEMELOR CALITĂŢII
In contextul preocuparilor actuale de implementare a unor sisteme ale calităţii, potrivit standardelor din familia ISO, auditul este considerat un instrument esential pentru realizarea obiectivelor intreprinderii, in acest domeniu.
Scopul principal al auditului calităţii este de a evalua acţiunile corective necesare pentru eliminarea deficientelor si posibilitatile de îmbunătăţire a stemului calităţii intreprinderii, a proceselor sale, a produselor si serviciilor pe care le ofera.
Pe de altă parte, certificarea sistemelor calităţii, a cărei importanţă a crescut in ultimii ani, presupune efectuarea unor audituri ale acestor sisteme, in raport cu standardele Internationale si Europene, aplicabile in domeniu.
1.Cadrul conceptual si metodologia auditului calităţii
1.1.Elemente de definire a auditului calităţii
In domeniul managementului calităţii, termenul de audit este utilizat in sensul de examinare a calităţii produselor, serviciilor, proceselor unei intreprinderi sau a sistemului calităţii in ansamblu.
Standardul ISO 8402 defineste auditul calităţii ca reprezentând o examinare sistematica si independenta, efectuata pentru a determina dacă activitafile si rezultatele lor, referitoare la calitate, corespund dispoziţiilor prestabilite, dacă aceste dispozitii sunt efectiv implementate si corespunzatoare pentru relizarea obiectivelor. In prezent, aceasta definitie este cea mai larg acceptata.
Auditurile calităţii reprezintă, prin urmare, examinări "sistematice" ale activităţilor si rezultatele acestora, referitoare la calitate, fiind planificate si programate in funcţie de natura si importanţa activităţilor respective. Ele sunt, pe de altă parte, examinări "independente ", În sensul ca trebuie conduse persoane care nu au responsabilitati directe in domeniile auditate. Prin auditurile calităţii se evalueaza:
sistemul calităţii mtreprinderii in ansamblu sau elemente ale acestuia;
procesele intreprinderii;
rezultatele proceselor (produse, servicu).
Aceasta evaluare se realizeaza in raport cu "dispozitiile prestabilite (standardele aplicabile, manualul calităţii, proceduri, instrucţiuni, specificaţii tehnice etc.), pentru a stabili in ce masură ele sunt respectate.
Auditul calităţii nu se rezuma, insa, numai la stabilirea acestei corespondente, ci urmăreşte evaluarea eficacităţii dispoziţiilor in realizarea obiectivelor propuse in domeniul calităţii.
Pe baza rezultatelor auditului calităţii vor fi definite acţiunile corective necesare. Aceste actiuni au in vedere identificarea si eliminarea cauzelor neconformitatilor constatate, in scopul prevenirii repetarii lor.
Acţiunile corective pot implica modificari in proceduri si in sistemul calităţii, astfel încât sa se asigure îmbunătăţire a calităţii in fiecare din etapele traiectoriei produsului.
Nu trebuie confundat auditul cu activităţile de supraveghere a calităţii, sau cu cele de inspectie, care au ca scop tinerea sub control a unui proces, respectiv acceptarea unui anumit produs.
Eficacitatea auditurilor calităţii depinde foarte mult de competenta si experienţa auditorilor. Prin auditor (in domeniul calităţii) se înţelege o persoana care are calificarea necesară pentru a efectua audituri ale calităţii. El trebuie sa fie autorizat pentru efectuarea unui anumit audit.
1.2. Obiectivele generale ale auditului calităţii
Auditul calităţii poate fi efectuat in următoarele scopuri principale:
• evaluarea conformităţii proceselor si rezultatelor acestor procese (produse, servicii) cu un anumit standard sau cu un alt document normativ;
• evaluarea conformităţii unor elemente ale sistemului calităţii, sau a sistemului in ansamblu, cu cerinfele specificate;
• evaluarea eficacităţii sistemului calităţii mtreprinderii privind realizarea obiectivelor stabilite;
• identificarea punctelor critice, surse ale deficientelor, in desfasurarea activităţilor din intreprindere;
• initierea măsurilor corective si de îmbunătăţire necesare, privind procesele si rezultatele acestor procese (produse, servicii);
• urmarirea aplicării măsurilor corective si de îmbunătăţire stabilite.
0 intreprindere poate hotărâ, prin urmare, efectuarea unor audituri periodice pentru a stabili dacă produsele in curs de fabricaţie, sau cele noi, corespund cerintelor specificate (in standarde sau in alte documente normative) si pentru a evalua in ce masura procesele sunt ţinute sub control.
Pe de alta parte, auditurile pot fi efectuate pentru evaluarea sistemului calităţii intreprinderii, in raport cu un anumit standard sau pentru a verifica dacă acest sistem este implementat si satisface in mod constant cerinţele prestabilite. Prin auditul calităţii intreprinderea urmăreşte , de asemenea, identificarea punctelor critice, in vederea reducerii costurilor referitoare la calitate, ca si supravegherea aplicării măsurilor corective stabilite.
Pe baza rezultatelor auditurilor pot fi mai bine fundamentate acţiunile de îmbunătăţire a calităţii proceselor, produselor si a sistemului calităţii mtreprinderii. In masura in care aceste audituri sunt cored planificate si programate, ţinând seama de natura si importanţă activităţilor , si sunt efectuate de auditori calificati, se poate ajunge la micsorarea continua a abaterilor si implicit la cresterea gradului de satisfacere a cerintelor.
1.3. Tipuri de audituri ale calităţii
Prin auditurile calităţii pot fi evaluate produse, servicii, procese sau sistemul calităţii unei intreprinderi. In funcţie de obiectul lor, auditurile calităţii sunt de trei tipuri fig. 1):
• auditul calităţii produsului/serviciului;
• auditul calităţii procesului;
• auditul sistemului calităţii .
Fig. 1. Tipuri de audituri ale calitafii, in funcţie de obiectul lor
Pe de alta parte, auditurile calităţii pot fi efectuate in scopuri interne sau externe . In mod corespunzator, deosebim audituri interne si externe ale calităţii (fig. 2).
Fig. 2. Tipuri de audituri ale calităţii, in funcţie de scopul lor
Auditurile interne ale calităţii au ca scop evaluarea actiunilor corective sau de imbunatire necesare, in cadrul propriei organizatii. Ele sunt efectuate de intreprinderea insasi, fiind denumite audituri "prima parte" (first part audits).
De regula, aceste audituri reprezintă o combinatie intre auditul calităţii produsului/serviciului, procesului si sistemului calităţii intreprinderii.
Auditurile externe ale calităţii au ca scop principal obtinerea unei dovezi privind capacitatea furnizorului de a asigura obtinerea calităţii cerute. Ele sunt efectuate si in vederea inregistrarii (certificarii) sistemului calităţii unei intreprinderi.
Auditurile externe, efectuate de beneficiari ai intreprinderii prin auditori proprii, in scopul evaluării sistemului calităţii acestuia, sunt denumite audituri "secunda parte" (second-part audits).
Auditurile externe , efectuate de un organism neutru, la cererea intreprinderii care doreşte auditarea sistemului calităţii sau la cererea unei alte părţi (beneficiar al intreprinderii sau un organism independent) sunt denumite audituri "terta parte" (third-part audits).
2.4. Metodologia auditului sistemelor calităţii
Standardul international ISO 10011 stabileste principiile, criteriile, practicile de baza si furnizeaza linii directoare pentru planificarea, efectuarea si documentarea auditului sistemelor calităţii.
De asemenea, prevede criteriile minime cerute pentru calificarea auditorilor si liniile directoare pentru managementui programelor de audit.
Acest standard a fost adoptat si de ţara noastra ca standard national. Potrivit prevederilor sale, efectuarea unui audit al sistemului calităţii presupune parcurgerea următoarelor etape: declansarea, pregatirea si realizarea auditului, elaborarea documentelor acestuia, incheierea auditului fi urmarirea implementarii actiunilor corective.
a) Declansarea auditului presupune stabilirea obiectului auditului, frecventei acestuia si examinarea preliminara (prin auditul de preevaluare).
• Obiectui auditului este stabilit de client. Se recomanda ca aceasta decizie sa fie luata impreuna cu responsabilul auditului, putand fi consultata si intreprinderea auditata. Clientui stabileste, de asemenea, standardele sau documentele de referinta pentru efectuarea auditului sistemului calităţii.
• Frecventa auditurilor este stabilita tot de către client, in funcţie de eventualele modificari importante intervenite in managementui intreprinderii, care ar putea afecta sistemul calităţii acestuia, de modificarile aduse in mod direct sistemului etc. Pot fi luate in considerare si concluziile auditurilor anterioare.
• Examinarea preliminara (auditul de preevaluare) consta in analiza documentatiei referitoare la metodele utilizate de către cel auditat pentru satisfacerea cerintelor sistemului calităţii. Principalul document analizat este manualul calităţii, sau un document echivalent cu acesta.
• Dacă , urmare a acestei examinări , rezulta ca sistemul calităţii descris de cel auditat nu este corespunzator pentru satisfacerea cerintelor, se recomanda ca auditul propriu-zis sa fie efectuat dupa rezolvarea problemelor constatate.
b) Pregatirea auditului presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit si stabilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul desfasurarii auditului.
Planul de audit trebuie aprobat de client si comunicat auditorilor si celui auditat. Se recomanda ca acest plan sa fie astfel conceput încât sa aiba flexibilitatea necesară pentru a putea fi adaptat unor situatii concrete, pe baza informatiilor obţinute in timpul efectuarii auditului.
• Organizarea echipei de audit. Auditul sistemului calităţii poate fi efectuat de unul sau mai multi auditori. Responsabilitatea generala a auditului revine responsabilului de audit ("lead auditor"). El trebuie sa aiba capacitatea, experienţa si autoritatea necesară pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului, in toate fazele desfasurarii acestuia. Responsabilul de audit stabileste atributiile fiecarui auditor din cadrul echipei de audit, pe elemente ale sistemului calităţii, sau pe compărţi mentele intreprinderii. Echipa de audit poate cuprinde si experti, specialisti in domeniul respectiv, auditori in curs de formare sau observatori, in conditiile acceptarii lor de către client, cel auditat si de responsabilul auditului.
• Stabilirea documentelor de lucru. Pentru facilitarea desfasurarii auditului si pentru consemnarea si raportarea concluziilor pot fi utilizate următoarele tipuri de documente: liste de verificare, pentru evaluarea fiecarui element al sistemului calităţii (elaborate, de regula, de auditorul desemnat pentru auditarea acestor elemente); formulare pentru raportarea observatiilor auditorului; formulare pentru documentarea dovezilor care vor servi la fundamentarea concluziilor finale ale auditorilor etc. Documentele de lucru trebuie astfel concepute încât sa nu limiteze activităţile sau investigatiile suplimentare, care pot deveni necesare pe parcursul desfasurarii auditului.
c) Efectuarea auditului presupune parcurgerea a trei etape: reuniunea de deschidere, examinarea propriu-zisa a elementelor sistemului calitafii si reuniunea de incheiere a auditului,
• Reuniunea de deschidere are loc in următoarele scopuri: prezentarea membrilor echipei de audit conducerii intreprinderii auditate, discutarea obiectivelor si domeniului de aplicare al auditului, prezentarea succinta a metodelor si procedurilor care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului, determinarea sistemului oficial de comunicare intre echipa de audit si cel auditat, confirmarea asigurarii mijioacelor si facilitatilor necesare efectuarii auditului, confirmarea datei la care va avea loc reuniunea de incheiere, precum si reuniunile intermediare ale echipei de audit cu conducerea intreprinderii, clarificarea detaliilor planului de audit.
• Examinarea sistemului calităţii, sau a unor elemente ale acestuia, presupune culegerea dovezilor si formularea observatiilor auditorilor.
è Culegerea dovezilor se realizeaza prin analiza documentelor, chestionarea personalului implicat in domeniul auditat si prin observarea directa a desfasurarii activităţilor in domeniul respectiv.
è Observatiile auditorilor, formulate dupa auditarea tuturor activităţilor , sunt analizate de echipa de audit, pentru a se stabili care din ele vor fi raportate ca neconformitati. Aceste neconformitati trebuie sa fie documentate clar si concis si demonstrate pe baza unor dovezi corespunzatoare. Identificarea neconformitatilor se realizeaza in raport cu cerinţele specificate in standard sau in alte documente de referinta ale auditului. Se recomanda ca observatiile sa fie analizate de responsabilul de audit, impreuna cu reprezentantui conducerii intreprinderii auditate.
In mod obisnuit, neconformitatile constatate cu prilejul auditului se clasifica, in funcţie de gravitatea lor, in doua categorii: majore si minore. Aceasta delimitare este importanţă in luarea deciziei de aprobare/certificare a sistemului calităţii organizatiei.
Neconformitafile majore se refera la nesatisfarea cerintelor standardului de referinta, care afecteaza intr-o masura importanţă implementarea sau mentinerea sistemului calităţii. Exemple tipice de asemenea neconformitati sunt considerate următoarele :
=> definirea si documentarea necorespunzatoare a politicii organizatiei referitoare la calitate sau a procedurilor sistemului calităţii;
=> cerinfele prevazute in procedurile sistemului calităţii nu au fost documentate intr-o masura semnificativa;
=> cerinta specificata de standardul de referinta, relevanta pentru o anumita activitate, nu a fost menfionata;
=> inregistrarile referitoare la calitate nu demonstreaza functionarea eficienta a sistemului calitafii.
În cazul constatarii unor neconformitati majore, echipa de audit nu recomanda aprobarea/certificarea sistemului calităţii organizatiei auditate.
Neconformitafile minore sunt neconformitati izolate sau sporadice, care nu afecteaza in mod semnificativ implementarea sau mentinerea sistemului calităţii. Exemple tipice de asemenea neconformitati sunt considerate următoarele :
=> existenta unor abateri minore in implementarea procedurilor documentate ale sistemului calităţii;
=> unele inregistrari referitoare la calitate sunt incomplete, astfel încât nu pot servi la demonstrarea funcfionarii corespunzatoare a sistemului
=> stadiul confirmarii metrologice a unor echipamente de incercari nu este identificat;
=> unele documente referitoare la sistemul calităţii nu sunt semnate sau nu exista alte dovezi privind aprobarea lor.
In cazul constatarii unor neconformitati minore, echipa de audit reco-manda aprobarea/certificarea sistemului calităţii organizatiei auditate, urmand ca verificarea implementarii actiunilor corective necesare sa se faca, de regula, cu prilejul auditului de supraveghere.
Pentru ca o neconformitate sa poata fi considerate minora, este important ca aceasta sa apara in mod izolat. În caz contrar, poate deveni o neconformitate majora.
• Reuniunea de incheiere cu conducerea intreprinderii are loc inainte de elaborarea raportului de audit. La aceasta reuniune părţi cipa si responsabilii domeniilor auditate. Responsabilul auditului prezinta constatarile echipei de audit si concluziile acesteia privind eficacitatea sistemului calităţii in realizarea obiectivelor. Auditorii pot face recomandari, dacă acest lucru este cerut de intreprinderea auditata, privind îmbunătăţire a sistemului calităţii.
d) Elaborarea si gestionarea documentelor auditului. Principalul document cu care se finalizeaza auditul sistemului calităţii este raportul de audit.
Pentru a vedea tot referatul CLICK AICI
|
